Field Service optimerer serviceforretningen hos ODIN Engineering

 

”Field Service systemet giver nem mulighed for registrering af nyt og eksisterende udstyr, og hvilke serviceopgaver vi løbende udfører.”

 

”Fra starten kunne jeg se, at der manglede et IT-system til at registrere data om kundernes udstyr og understøtte afdelingens arbejde i det hele taget. Da jeg og vores direktør havde fået præsenteret Microsoft Field Service af 9altitudes, var vi overbeviste om, at det var det rigtige system til opgaven.” 

Microsoft Field Service skaber grundlag for bedre kundeservice og mere forretning

Under mottoet Think different har ODIN Engineering i Slagelse skabt sig en solid platform som innovativ udvikler og producent af maskiner til større danske og internationale virksomheder. Nu er mottoet også blevet overskrift for udvikling af serviceafdelingen til gavn for kunder over hele kloden – og med det formål at udvikle den til et selvstændigt forretningsområde.

Ambitionerne er høje, og Microsoft Field Service er valgt som IT-værktøjet, der skal hjælpe til med at nå målsætningen.

Service på ODIN Engineerings anlæg var indtil sidste år en del af produktionsafdelingens arbejde. Når en virksomhed havde behov for et servicebesøg, blev en medarbejder taget ud af produktionen og sendt af sted.

Da der blev oprettet en serviceafdeling med en ansat til at lede udviklingen af afdelingen og aktiviteterne. 

Registrering af udstyr vil skabe mere forretning

Inden oprettelsen af serviceafdelingen blev det ikke registreret, hvilke opgaver der blev udført på de enkelte maskiner.

”Nu giver Field Service systemet nem mulighed for registrering af nyt og eksisterende udstyr, og hvilke serviceopgaver vi løbende udfører,” siger daværende servicechef Jimmi Bilenberg Olsen.

Denne registrering betyder, at serviceteknikeren er bedre klædt på til at løse opgaven med blandt andet fejlfinding. Den kan også give basis for mere forretning:

”Når vi ved, hvad kunden har stående, hvilken alder det har, og hvilke serviceopgaver vi har udført på det, kan vi komme med forslag til opgradering eller udskiftning til udstyr, som løser opgaven bedre.” 

Ved ODIN Engineering forudser de, at systemet om nogle år vil være et vigtigt redskab til at yde bedre service, sikre høj oppetid, som er en særdeles væsentlig parameter, og sælge nyt udstyr og ydelser.

”Vi har allerede taget hul på dette gennem udsendelse af vores målrettede ”Servicenotes”, hvor vi fortæller om muligheder for at opgradere udstyr, forbedre det og/eller opdatere software,” fortæller Jimmi Bilenberg Olsen.

Administrativt papirarbejde afløst af ALT på iPad

En anden gevinst, som ODIN Engineering allerede har høstet af systemet, er, at det administrative arbejde i forbindelse med udsendelse af servicemedarbejdere, er minimeret kraftigt.

”Tidligere blev der brugt meget tid på at samle en hel mappe med papirer, når en medarbejder skulle sendes til eksempelvis USA. Nu ligger alle de informationer, som serviceteknikeren skal have med, på en iPad. Det gælder både oplysninger om udstyret, opgaven og praktiske informationer om rejse og overnatning,” fortæller Jimmi Bilenberg Olsen.

ODIN Engineering benytter også iPad'en til at afslutte besøget og få udfærdiget en servicerapport, som kunden kan underskrive.

Timeforbruget føres ind i systemet, hvorfra det hentes over i Dynamics NAV af bogholderiet.

”Medarbejderne i serviceafdelingen har taget rigtig godt imod systemet. I starten havde jeg tildelt en af vores lidt ældre og erfarne medarbejdere rollen som testperson. Han tog det hurtigt til sig – og i en grad, så han nu rykker mig, hvis opgaverne ikke lægges hurtigt nok ind i systemet!” siger Jimmi Bilenberg Olsen.

Implementeringen har i det hele taget fungeret godt, selv om der er tale om en ny måde at køre det hele på.

Jimmi Bilenberg Olsen opfordrer dog til, at man tager sig god tid til at ”lege med” systemet op til implementeringen.

Næste skridt er at tage planlægningssystem i brug

Microsoft Field Service indeholder også et avanceret planlægningssystem, som ODIN Engineering vil tage i brug som et næste skridt.

”I øjeblikket løser vi mest ad hoc opgaver, men når vi på blot lidt længere sigt vil få flere planlagte opgaver, tager vi det i brug,” siger Jimmi Bilenberg Olsen.

Systemet er med andre ord klar til at understøtte serviceafdelingens vækst, og det bliver der efter alt at dømme behov for, idet afdelingen fra september sidste år og til nu er vokset til fem ansatte.

Med Microsoft Field Service systemet har vi de IT værktøjer, vi skal bruge i vores udvikling.” 

Det øgede fokus på service vil give ODIN Engineering mere forretning og nævner et eksempel:

”Et af ODIN Engineerings specialer er at finindstille udstyr. Det rygtes i markedet, og vi er nu begyndt at yde service på udstyr, vi ikke selv har produceret,” fortæller Jimmi Bilenberg Olsen.

Om ODIN Engineering

ODIN Engineering konstruerer specialmaskiner og tilbyder også underleverandørarbejde. Endvidere udføres service-, reparations- og montageopgaver. Blandt kunderne er internationale virksomheder, og eksempler på løsninger er boremaskine til glasfber, konfektioneringsmaskine, trykprøvning af ventiler og flowpacker. 

Gevinsten ved samarbejdet:

Forenklede processer

robot

Administrativt papirarbejde afløst af ALT på iPad

team-chat

Avanceret planlægning

multiple-circle

keyboard_arrow_up