PJM og 9altitudes: Sådan gør du et stort Business Central projekt til en succes

 

I løbet af 2021 har PJM arbejdet intensivt med at implementere et helt nyt ERP-system baseret på Microsoft Dynamics 365 Business Central. Løsningen er leveret af 9altitudes og har involveret stort set alle afdelinger og funktioner i PJM, herunder produktion, indkøb og lagerstyring. I videoen giver de centrale deltagere i projektet deres erfaringer videre.

PJM har længe haft et ønske om at erstatte sin gamle Navision-løsning med et nyt og mere moderne ERP-system, som skal give bedre indsigt og styring af produktionsflowet i virksomheden. Løsningen til PJM er baseret på vores projektstyringsmodul, som er et tillægsmodul til Microsofts Dynamics365 Business Central, samt tredjepartsmoduler til lagerstyring og tidsregistrering.

I starten af december 2021 gik den nye løsning i luften, og i den anledning har Morten Uldal Damm, som har været projektleder på projektet fra vores side, fortalt om processen

 

Større gennemsigtighed er målet

Et af de primære mål med den nye ERP-løsning var at sikre, at der var større gennemsigtighed i forhold til den faktiske kostpris på de maskiner, som PJM designer og fremstiller. Dette kræver dokumentation på indkøbssiden og på lagersiden og bedre værktøjer til at registrere enhver komponents vej fra indkøb til installeret løsning.

 

Faser af projektet

Sådan et projekt starter altid med at definere omfanget af den kommende løsning. Alle processer i virksomheden bliver gransket lige fra mekanisk design til montage og hele vejen til fakturering af den færdige maskine. Omfanget opdeles så i mindre bidder - for eksempel hvilke afdelinger i virksomheden skal involveres og i hvilken rækkefølge?

Morten Uldall Dam fortæller:

"I vores projektmodel kalder vi disse faser for sprint. For at tydeliggøre, at vi i perioder har fokus på lager, produktion og så videre, afholder vi en række workshops med projektdeltagerne, som munder ud i flowtest på tværs af organisationen, så vi kan se, at hele infrastrukturen fungerer. Når alt dette er gjort, er der typisk en periode på op til en måned, hvor vi når at træne superbrugerne, inden vi går i drift.”

Superbrugere som fanebærere

Superbrugerne er de projektdeltagere, hvis opgave det er at repræsentere deres eget fagområde og bidrage med indgående kendskab til de mange processer inden for PJM. Superbrugerne udvælges meget tidligt i projektfasen og har til opgave at deltage i workshops og tage ejerskab over løsningen – og også at fungere som ambassadører for det færdige system.

"Ofte støder man på processer, man skal ændre på. Det kan være ud fra et ønske om bedre tidsregistrering eller bedre lagerstyring. Tidligere kunne man bare hente varer på hylden på lageret - nu skal man bruge en stregkodescanner, hvilket gør det muligt for projektleder og indkøber at følge hver enkelt del og holde bedre øje med omkostningerne. Det giver naturligvis montørerne en ekstra arbejdsbyrde, hvilket er en konsekvens af de ønsker PJM har haft. Rollen af superbrugerne er at finde balancen, hvor dette bliver spiseligt for slutbrugere,”

Fortæller Morten.

 

En intens proces og en forsinket lancering

Det nye ERP-system skulle have været sat i drift i oktober 2021, men der var en forsinkelse:

"Der var en lille forsinkelse i lanceringen - et par måneder - for der er også en hverdag, der skal kunne fungere ved siden af ​​projektet. Når realiteterne i hverdagen rammer ind, og man har en højt ordrebeholdning, så er der nogle menneskelige hensyn, der skal tages i betragtning. Ledelsen i PJM vurderede, at rettidig projektafslutning og en høj ordretilgang var uforenelige. Det var grunden til, at de valgte at udsætte lanceringen.”

Fortæller Morten og fortsætter:

"Nu er vi live, og brugerne opdager forskellige situationer, der ikke forventes. Der vil altid være situationer, hvor brugerne siger: Vi plejer at gøre det sådan her, men nu ved jeg ikke, hvad jeg skal gøre. Eller: Jeg har brug for for mange klik for at kom her, hvad kan du gøre ved det? Det er først, når brugerne virkelig omfavner systemet og kommer ind i det, at de også begynder at stille alle de rigtige spørgsmål."

Nye faser på vej

Med det nye system live opstår der naturligt nye ønsker og ideer.
9altitudes har forsøgt at imødekomme nogle af disse inden for selve projektet, selvom de ikke nødvendigvis var inkluderet i det oprindelige omfang. Andre er henvist til en ønskeliste til en fase 2 – såsom ekstra økonomimoduler.

Vi har hos 9altitudes haft en fast driftskonsulent tilknyttet projektet - en specialist, der kan igangsætte nye funktioner, og som kan sikre en stærk, fast kontakt og samarbejde i driftssituationen.

 

Tre tips til succes

Morten Uldall Damm har en række gode råd til, hvordan man får så stort et projekt til at lykkes:

"For det første: Undervurder ikke den tid og de ressourcer, der skal afsættes til sådan et projekt. Hver gang vi har brugt en time på PJM, skal projektteamet regne med at bruge mindst 2,5 time før eller efter. Det er noget. vi ser fra tid til anden - at vores kunder undervurderer, hvor lang tid sådan et projekt faktisk tager. Det forstod PJM heldigvis fra dag 1.

For det andet: Find en erfaren person, der kan være den interne projektleder i virksomheden og lad dem fokusere 100 % på denne opgave. Det har PJM gjort. Det har nogle gange været en utaknemmelig opgave, men det er det eneste rigtige at gøre – den interne projektleder kan sørge for, at aftaler bliver holdt på begge sider.

Det tredje gode råd jeg vil give er: find de rigtige superbrugere, der kan være med til at gennemføre spurterne for de enkelte fagområder. De rigtige mennesker med den rette viden sikrer, at den endelige løsning virkelig er den rigtige. Og sådan har det været her – vi har en stærk løsning, og hele projektet har kørt fejlfrit."

 

Gode ​​råd fra PJMs superbrugere

Vi har spurgt fire af de PJM-superbrugere, som har deltaget i projektet. Nedenfor er deres bedste råd til andre, der skal i gang med et lignende projekt:

Jørn Dyrberg Hansen, supply chain manager, PJM:

Vælg en dedikeret ekstern facilitator og en god udbyder, der kan udfordre processerne

Mit råd vil være at vælge en ekstern facilitator, som kan få processen til at forløbe problemfrit. Det skal være en, der ikke er en del af den daglige drift. Det er også vigtigt at have en udbyder, der kan udfordre dig og være med til at forbedre de daglige processer.

Allan Torp, afdelingsleder, mekanisk design, PJM

Opret en tværfaglig projektgruppe

Mit råd til andre virksomheder vil være at nedsætte en stærk tværfaglig projektgruppe, der kan arbejde sammen med et team af superbrugere fra de enkelte afdelinger – den tværfaglige gruppes opgave er at sørge for, at alle vinkler bliver belyst.

Bo Adelgaard, elektriker, PJM

Sørg for, at alle faggrupper er involveret i projektet

Det er vigtigt at have så mange faggrupper repræsenteret som muligt – det betyder stærkere ejerskab og forståelse for, hvorfor det er vigtigt at skifte til et nyt ERP-system. Disse repræsentanter for de enkelte faggrupper har også til opgave at sælge det færdige system til deres kolleger.

Louise Birch, Servicekoordinator, PJM

Hold humøret oppe, når det bliver hårdt

Den vigtigste erfaring jeg kan give videre er, at man skal bevare en positiv indstilling under hele projektet. Der er dage, hvor det går både op og ned. Det er vigtigt at huske på, at der er en grund til, at systemet er valgt, og man skal tro på, at det nok skal komme op og køre – og at den endelige løsning bliver en succes.

Står du og skal i gang med en Business Central projekt?

Vi tager gerne en snak med dig om dit projekt, så vi i fællesskab kan finde ud af, om 9altitudes er den rette samarbejdspartner til dit projekt.
 

Læs mere om vores tilgang til Business Central

 

keyboard_arrow_up