3 afgørende faser du skal have styr på i ERP-projektet - og en bonus

1. DEL
Timing

Er det nu, I skal starte et nyt ERP-projekt?

Er ledelsen forberedt på et ERP forretningsprojekt?

Et ERP-projekt er ikke kun et it-projekt. Det forgrener sig i hele virksomheden som et forretningsprojekt, der involverer de fleste afdelinger.  

Som leder er det din fornemmeste opgave at fortælle medarbejderne, hvorfor I vil skifte ERP-system. Dette svar er ét af det første, du skal have styr på. Tænk i forretningsmæssige målsætninger, udfordringer og muligheder. 

Modstand mod forandringer: Sådan håndterer du indvendingerne

Enhver forandring i virksomheden, ikke mindst størrelsen på et nyt ERP-system, påvirker virksomhedskulturen og måden dine medarbejdere plejer at arbejde på. Indgriben i arbejdsrutiner vil typisk skabe modstand mod et ERP-projekt. 

Derfor skal du kunne forklare værdien af det nye ERP-system for medarbejderne – og hvorfor I er nødt til at bevæge jer videre fra det, I måske allerede har. Til nogle medarbejdere kan det også være nødvendigt at kunne forklare kort og præcist, hvad et ERP-system er, og hvorfor det er vigtigt for firmaet med et godt et af slagsen.

"Indgriben i arbejdsrutiner vil typisk skabe modstand mod et ERP-projekt. Derfor skal du kunne forklare værdien af det nye ERP-system for medarbejderne."

Hav dine budskaber klar

Saml dine bedste argumenter i en kort strategi. I strategier ser vi desværre tit, at man vil ’digitalisere virksomheden’. Pas på med at træde i denne floskel-fælde.

Dine medarbejder er ret beset ligeglade med at være mere eller mindre digitale. De spidser til gengæld ører, hvis du lover mindre overarbejde til næste månedsafslutning, fordi I har fået et nyt og effektivt ERP-system. Sørg for at have de gode eksempler klar i din strategi.  

Klar og konkret kommunikation gennem hele ERP-projektet er i det hele taget vigtigt, når du vil sikre tilsagn fra medarbejderne. Tilsagnet bliver styrket yderligere, når du inviterer de rette medarbejdere ’indenfor’ til at give inputs. Alt dette foregår naturligvis før, I vælger både ERP-leverandør og system.   

"I strategier ser vi tit, at man vil ’digitalisere virksomheden’. Pas på med at træde i denne floskel-fælde. Dine medarbejder er ret beset ligeglade med at være mere eller mindre digitale." 

Kan du afsætte de rigtige nøglemedarbejdere? 

Du kan ikke forvente, at en ekstern ERP-partner klarer hele den store opgave at implementere et nyt ERP-system. Det kræver interne ‘muskler’, når projektet skal bæres i mål.

Et succesfuldt ERP-projekt team kræver de rigtige medarbejdere, som har fået mandat til at løse opgaven med fuld opbakning fra ledelsen.  

De fleste virksomheder vrider sig, når de hører, at de skal dedikere vigtige ansatte på fuldtid til et ERP-projekt. Men det bliver svært at nå i mål med et godt resultat, hvis dine projektmedarbejdere skal ‘dobbeltjobbe’ og ikke kan dedikere deres fulde opmærksomhed og ressourcer til ERP-projektet, når det hele spidser til. 

Hvilke nøglemedarbejdere skal reserveres til ERP-projektet? 

ERP-projektet kræver nødvendigvis en omfordeling af det daglige ansvar.

Du er fx nødt til at have en garvet økonomimedarbejder eller controller helt tæt på processen, når det er tid til at definere, hvordan en kontooversigt skal se ud. 

Foruden en ressource til økonomi, er det er en forudsætning at have en intern projektansvarlig.

Her skal du bruge en kvalificeret medarbejder, som står for den interne kommunikation og struktur, er bindeled mellem projekt- og styregruppen, og sikrer koordineringen med den eksterne ERP-partner.   

2. DEL
Parathed
Hvordan forbereder du virksomheden på et nyt ERP-projekt?

Analyse: Hvor er virksomheden nu?

Før du vil implementere et nyt ERP-system får du en gylden mulighed for at rette, gentænke, forbedre og redesigne alle processer i forretningen.

Få skabt en vision for hvordan det perfekte løsningsdesign kan løfte jeres virksomhed og hjælpe jer med at opnå forretningsmål.  

Det er også nu, du kan genoverveje forretningsmodellen. Vil I fx fortsat varetage eget lager eller outsource logistikken til et lagerhotel? Er det nu, I udskifter andre processer ud i værdikæden til et mere agilt setup? Tænk over virksomhedens fremtid. Det rette ERP-system vil kunne sætte strøm til visionerne.

Den vigtige forventningsafstemning  

Det er kritisk at få identificeret og behandlet forretningskritiske problemer før en ERP-migrering. Hvis dine forretningsprocesser ikke er optimeret, vil selv det bedste ERP-system ikke kunne hjælpe dig.  

Et andet problem er når virksomheder har fokus på de tekniske dele af et ERP-projekt. Ledelsen glemmer mennesker og processer, og opnår ikke de resultater de havde håbet på, eller må opgive at følge tidsplanen, fordi der har været for lidt fokus på forandringsledelse. De går derfor ind i projektet med urealistiske forventninger.

Endeligt skal du være bevidst om, at intet ERP-system vil kunne leve op til alle krav. Du skal derfor sikre, at alle jeres systemkrav er dokumenteret og prioriteret, så du sikrer, at de vigtigste ting bliver opfyldt. På den måde får du klarhed om, hvad der bliver nedprioriteret, så dette kan kommunikeres videre i virksomheden. 

"Hvis ledelsen glemmer mennesker og processer, opnår man ikke de ønskede resultater, eller må opgive at følge tidsplanen, på grund af manglende fokus på forandringsledelse."

Overblik over interne processer  

Det er fristende at tage nuværende forretningsprocesser og automatisere dem via et nyt ERP-system. Problemet med det er, at du også får alle de dårlige processer til at køre hurtigere.  

Start derfor med at optegne og formalisere firmaets interne processer, hvis du skal have et succesfuldt ERP-projekt. Fx: 

Tilbud til ordre. Få styr på, hvad I tilbyder, til hvilke priser, og med hvilken lagerbeholdning 
Prioritering af kunder og varer. Hvilke ordrer kan du levere, til hvem og hvornår? 
Varesortiment. Hvordan skal fordelingen være mellem aktive varer og skaffevarer? 
Genbestilling af varer. Du kan optimere på genbestillingsparametre, så intelligens (data) hjælper med at indkøbe rationelt og i de rette mængder.   
Mapping af systemer og integrationer 
Få overblik over jeres systemlandskab. Hele it-løsningens sammensætning, som den står netop nu, inklusive alle systemer og integrationer.  

Det er vigtigt, at du tegner it-systemlandskabet op og får skabt det fulde overblik. På den måde får du også identificeret en masse subsystemer i Excel mm. som ofte involverer manuelle arbejdsgange eller kræver dyre integrationer. 

Når du har overblikket, kan du begynde at skære ned på antallet af systemer. Færre systemer betyder mindre vedligeholdelse, færre licenser, frafald af integrationer, og du kan slukke for unødvendige serverløsninger. Det betyder bedre overblik og giver samtidig luft i økonomien. 

Opnå højeste datakvalitet i ERP-systemet

Ifølge en undersøgelse fra Forrester bliver op til 73 procent af virksomheders data aldrig brugt til analyse. I en tid hvor data er den nye valuta, resulterer det store spild i mange tabte muligheder. Men hvad er årsagen?  

Måske er det fordi data ikke er centraliseret, som betyder at virksomheder mister overblik. Eller fordi virksomheden har for mange irrelevante data, som bør slettes.  

Derfor er det en vigtig del af forberedelsen at rense jeres data i systemerne, så I sikrer datakvalitet. Kontoplan, samarbejdspartnere, kunder er blot nogle af stederne, der typisk trænger til oprydning.

På den måde flytter du helt opdaterede data over i et nyt ERP-system, som dermed kan arbejde med korrekte data. Og så kan I regne med de svar, I får tilbage fra systemet.  

"Garbage in giver garbage out gælder stadig, og derfor kræver digitalisering, at data bliver tastet korrekt ind, og at de løbende bliver ’vasket'." 

Professor Jan Stentoft, SDU

I den sammenhæng bør I skabe en platform, som samler data og viden fra jeres forskellige systemer. Den samlede platform skal gøre det nemmere at opretholde datakvalitet og undgå manuel håndtering fremover.  

Succeskriterier: hvad skal virksomheden opnå?  

Det er tid til at beslutte visionen for ERP-projektet. Er målet at kunne håndtere flere ordrer på kortere tid? Gælder det om at udvide forretningen og nå ud til nye segmenter? Eller er det vigtigt at få adgang til data i realtid og sikre compliance?  

Ofte er det en kombination af mål. Uanset hvad, skal de overordnede forretningsmål nedbrydes i præcise, målbare succeskriterier.  

Nogle virksomheder går proaktivt efter at højne effektiviteten ved at standardisere arbejdsgange, forbedre produktiviteten, eller fjerne siloer. Andre gange er det fordi det gamle ERP-system har udtjent sin pligt, og I må opdatere ERP-systemet til nyere teknologi for at sikre konkurrenceevne.  

Et ERP-projekt er samtidig en glimrende mulighed for at strømlinet virksomheden og ensarte måden, I arbejder med kunder, samt måden kunderne oplever at modtage jeres ydelser. Jo mere identisk oplevelsen skal være, jo mere kræver det at I arbejder ensartet på tværs af divisioner og afdelinger i systemer og processer.  

3. DEL

Implementering
Sådan gennemfører du et ERP-projekt med succes

Hvor lang tid tager et ERP-projekt?  

Vores erfaring siger, at en ny Business Central implementering typisk tager 3-6 måneder for et normalt projekt.

Hvis du allerede har en Dynamics NAV eller Business Central-løsning, som skal opgraderes til cloud, kan det ofte gennemføres på 2-4 måneder. 

Hvad omfatter et ERP-projekt?  

Der findes forskellige måder at gennemføre et ERP-projekt. Hos 9altitudes bruger vi den samme model, for at sikre at et Dynamics-projekt kommer i mål til aftalte tid og økonomi.  

Hovedforløbet, herunder implementeringen, er opbygget i sprints, så forventningsafstemning og løbende justeringer bliver taget på forkant. 

1. Foranalyse og aftale 

ERP-projektet starter med en Fit/Gap analyse og vi identificerer de vigtigste succeskriterier sammen med jer. På den måde opstår der overblik over, hvad systemet skal kunne:  

- Analysen indeholder også estimater og projektplan. Hvis vi er enige om projektets omfang og indhold, indgår vi samarbejdsaftalen og kan starte projektet.  

2. Agil forberedelse 

I starten af ERP-projektet installerer vi den nødvendige standardsoftware og planlægger migrering af jeres data. Det er også her, vi prioriterer og planlægger projektets dele sammen med virksomheden: 

- Vi udarbejder et flowdiagram over processer, samt en plan for datamigrering. Projektet er klar til næste fase, når det er detailplanlagt og databasen er køreklar.

3. Agile sprints 

Udviklingen af systemet gennemføres i udviklingssprint, som består af fire faser: 

- Først prioriterer vi forretningskritiske udviklingsopgaver. Alle opståede ændringer bliver vurderet, blandt andet for at se, om de påvirker projektets tidsplan.  

- Dernæst skal opgaverne designes sammen med kundens superbrugere og detailbeskrives. Her udarbejder vi testscripts for de enkelte funktioner. 

Efter designfasen kan opgaverne programmeres og testes. Første test klarer vi og dernæst i en testworkshop, hvor de nye funktioner godkendes og overleveres til virksomhedens superbrugere. 

4. Implementering 

- I den vigtige implementeringsfase bliver systemets superbrugere uddannet med programmer og kurser, der passer nøjagtig til kompleksiteten af de funktioner der skal anvendes, samt superbrugernes niveau og systemkendskab.

Vi foretager den endelige datamigrering, hvor driftsworkshoppen er den afgørende prøve, inden løsningen tages i brug. Herefter bliver løsningen sat i drift.  

5. Driftssupport 

Nu hvor løsningen er taget i brug sidder vi klar til at hjælpe via vores hotline eller sidder hos virksomheden og yder support.

- Vi er typisk standby de første par måneder, inden fokus typisk skifter til yderligere procesforbedringer, som opstår efter virksomhedens brug af systemet.

BONUS: Evergreen

Som en bonus kan vi nu tilbyde at arbejde endnu tættere omkring jeres forretningsystem.
Med en Evergreen tillægsløsning tager vi hånd om de halvårlige opgraderinger og sørger for at I får alt det bedste ud af jeres ERP-system.

Derudover vil vi årligt udarbejde en tilstandsrapport på systemet og i en ’sandbox’ samarbejde om de forbedringer, der optimerer digitaliseringen i virksomheden.

Fordele og udbytte ved den agile proces 

En ERP-implementering kan på mange måde være en stor mundfuld. For hele virksomheden. Her er den agile proces med til at sikre, at indsatsen står målt med resultatet. 

Selvom det er hårdt arbejde at skulle vende alle sten, er det bedre at tage tingene på forkant fremfor at finde fejlene senere. Nogle måneder efter et gennemført ERP-projekt, fortæller vores kunder ofte, at det har været hårdt – men også at resultatet og gevinsterne er det hele værd.  

Kunderne fortæller også, at det er værdiskabende at få lov til at stille spørgsmål ved nuværende processer, arbejdsgange og systemer. Hvis ikke I udfordrer disse, når I skifter ERP-system, hvornår så? Bredana Solutions’ projektmodel sikrer involvering af superbrugerne, hvor ejerskabet er højt, fordi alle bidrager til at gøre tingene bedre fremover.

Derfor skal jeres superbrugere involveres tidligt i ERP-projektet

ERP-systemer er komplekse, og det er tæt på umuligt at have styr på alle implementeringskrav på forkant.  

Nogle virksomheder forventer, at der kommer en ekstern it-leverandør og implementerer ERP-systemet, træner brugerne – og så er man klar til at gå live. Vores erfaring er dog, at denne vandfaldsmodel sjældent fungerer i praksis.  

Vi anbefaler, at ERP-projekter altid foregår i agile sprints. Ved at tage mindre, men hurtigere trin bliver dine superbrugere inddraget hele vejen. De får systemet i hænderne tidligere, og er med til at definere krav, teste systemet, finde hullerne og gentage processen i næste trin af projektet.  

Projektøkonomi

Undgå ‘uforudsete omkostninger’ i ERP-budgettet 
De fleste virksomheder er forberedte på de synlige omkostninger, fx licenser, hosting, teknisk implementering og hardware. Men der er mere. 

Kun de færreste husker at afsætte budget til de mindre synlige omkostninger – fx tilpasninger og moduler, interne ressourcer, forandringsledelse og projektstyring. Dette resulterer i 'uforudsete omkostninger’. Fx er det ofte de centrale roller i virksomheden, fx en økonomichef, som driver projektet. Overvej om der i ERP-projektet skal ansættes eksterne kræfter, som kan aflaste og har tidligere erfaring.   

Husk også de løbende udgifter i implementeringen

At implementere et ERP-system stopper ikke, når I går live med et nyt system. Vi anbefaler, at I udvikler en vedligeholdelsesplan for at sikre, at medarbejderne fortsætter med at forbedre og udvikle ERP-systemet. På den måde forlænger I levetiden på jeres investering. Løbende forbedringer bliver hjulpet godt på vej af de nyere cloud-udgaver af Business Central.  

ERP-investering rykker fra CapEx til OpEx 

Fremtiden for ERP-systemet, Dynamics 365 Business Central, den nye udgave af NAV, foregår i skyen. Denne udvikling fører til mere drift i skyen med serviceaftaler på løbende drift og vedligeholdelse. Det betyder også et skifte fra store upfront kapitalinvesteringer (CapEx) til månedlige driftsudgifter (OpEx).  

Med en cloud-løsning får du samtidig en mere fleksibel løsning, der ikke låser dig på samme måde som tidligere, hvor du skulle være meget sikker i din investering. I dag kan du nemmere skifte it-leverandør indenfor en måned, hvis du vil have en anden til at overtage driften af din ERP-løsning. Samtidig kan du måned-til-måned skrue op og ned for licenser, abonnementer, services alt efter hvor mange brugere, du har behov for.