Continia Document Capture

Nem og effektiv håndtering af fakturaer
Den bedste løsning til fakturascanning og workflow 

Undgå spildtid på håndtering af bilag

Mange virksomheder og økonomiafdelinger spilder arbejdstid på manuel håndtering af bilag. Det gælder fx når bogholderiet modtager, godkender og opbevarer fakturaer.

Se i videoen hvordan Continia's Document Capture - et værdifuldt tillægsmodul i Dynamics 365 Business Central - kan hjælpe med at minimere arbejdsgange og sikre korrekt håndtering af bilag.

Mange fordele med Document Capture

Ved at integrere Dynamics Business Central (NAV) med Document Capture kan I optimere håndtering af dokumenter og fakturaer.

Elektronisk godkendelse

Den enkelte bruger godkender både vare- og omkostningskreditorer elektronisk. Document Capture tilbyder fuld prokurastyring, så godkendte fakturaer automatisk skal godkendes af en overordnet, hvis beløbet overstiger hvad en medarbejder må godkende. 

accounting-invoice-mail

Fakturavisning direkte i Business Central

Tidligere krævede det mange opslag i mapper for at tilgå virksomhedens bilag. Med Document Capture til Business Central er det nemt at tilgå fakturaen og få den vist på skærmen – for eksempel fra kreditoren, lagerposten eller finansposten.

book-close

E-mail advisering til bilagsgodkendere

Hver bruger får sin egen individuelle godkendelseskladde og modtager en mail, når der ligger fakturaer og venter på godkendelse. Du kan skifte godkender i godkendelseskladden, så systemet sender bilaget videre til rette kollega.

send-email-envelope

Tilføj kommentarer til bogføring

Medarbejderne kan knytte en kommentar til fakturaen, så bogholderiet med det samme ved, hvordan fakturaen skal bogføres. Alle godkendte bilag hentes ind i en godkendelseskladde i bogholderiet, og kan nu bogføres. Er den automatiske bogføring aktiveret, vil denne del af processen være minimal.

messages-people-user-check

Afstemning med åbne indkøb

Business Central tager højde for, om varerne på en faktura er modtaget på lageret. Du kan dermed styre at godkendelse kun kan finde sted, hvis alle varer er modtaget, så I undgår at betale for manglende leverancer.

accounting-invoice-hand

 

LIK Lighthing er blevet mere effektive

”Vi har fået automatisk indlæsning og betaling af fakturaer, som giver bogholderiet en væsentlig tidsbesparelse.
Samtidig kan vi opbevare dokumenter digitalt, som vi tidligere har opbevaret og bogført analogt.
Så vi sparer ikke bare tid, men undgår også en masse spild.”

Jesper Hansen, COO og CFO i LIK A/S

Læs mere om LIK Lightning 

 

Document Capture automatiserer processer

Undgå at bruge unødvendig tid på arbejdsgange, der nemt kan automatiseres. Se eksemplerne nedenfor, eller tryk på knappen, hvis du vil høre mere.

Automatisk scanning af fakturaer

Slip for manuelle indtastninger og håndtering af fakturaer. Dynamics 365 Business Central (NAV) overvåger digitale fakturaer modtaget via EAN eller på mail.

Business Central scanner og registrerer prædefinerede felter som fx firmanavn, kreditor, fakturanummer, moms og varelinjer. Derefter sender systemet en mail til rette godkender med besked om, at der ligger en faktura klar til godkendelse.

Automatisk fakturagodkendelse

Hvis I har godt styr på jeres stamdata, kan Business Central automatisk godkende og bogføre fakturaer.

Du kan opstille en række kriterier, fx ved indkøb hvor priserne på fakturaen matcher priserne på indkøbet i Dynamics 365 Business Central. Hvis du vurderer, at disse bilag ikke kræver godkendelse af medarbejdere, kan systemet bogføre med det samme – med væsentlig tidsbesparelse til følge.

Se flere moduler der er som skabt til hinanden

 

Fordelene opsummeret

Document Capture som tillægsmodul i Dynamics Business Central giver en lang række fordele.

Du får:

  • Papirløs proces: Nemt at finde gamle fakturaer i digitalt arkiv 
  • Stram styring af fakturaregistrering og fakturagodkendelse
  • Hurtigere, logisk og overskueligt godkendelses-flow
  • Bedre overblik over kreditormassen
  • Automatisk match af fakturaer med indkøbsordrer
  • Jævnt fakturaarbejde i bogholderiet på grund af løbende indscanning
  • Fakturagodkendelse i browser for medarbejdere, der ikke er Business Central brugere

 

 

keyboard_arrow_up